Bordro, yani maaş bordrosu nedir sorusunu özetle maaş ödemelerinin ayrıntılı dökümü, maaşın hesap özeti şeklinde cevaplayabiliriz. Maaş bordrosu her ay işveren tarafından düzenli olarak hazırlanmalıdır. Çalışanın brüt maaşı, brüt maaştan yapılan prim kesintileri, vergi giderleri, varsa ek ödemeler, yardımlar ve çalışanın eline geçen net maaş; çalışanın bordrosunda yer almalıdır. Bordro, resmi geçerliliği olan bir belgedir. İşverenin çalışana maaş ödediğini kanıtlar. Ayrıca çalışanın gelirini ve gelirinden yapılan kesintileri düzenli olarak takip etmesini sağlar. Bordro, çalışanın özlük dosyasının en önemli unsurlarından biridir.
Bordrolama esasen hesap dökümü çıkarmaktır. Maaş bordrolama ise bir şirketteki çalışanların maaşlarının hesaplanması, ödenmesi ve tüm kesinti ve ek ödemelerle birlikte kayıt altına alınması işlemlerini ifade eder. Bu işlemler genellikle insan kaynakları departmanları tarafından yapılır ve personelin özlük dosyasına eklenmektedir. İnsan Kaynakları departmanı olmayan şirketlerde ise bu iş Muhasebe departmanı tarafından yürütülmektedir. Bordrolama süreci sayesinde çalışanların maaş ödemesinin ve maaşlardan yapılan zorunlu kesintilerin düzenli olarak gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır.
Bordrolama yapımı oldukça hassas bir iştir. Yapılacak işlemler tamamen yasal sınırlandırmalar ile belirlendiğinden ötürü yapılacak en küçük bir hata büyük sorunlar yaşanmasına neden olabilir. Şirketlerin maddi zarar, çalışanların ise hak kaybı yaşamaması için; bordro işlemleri yapılırken yasal mevzuata hakim, konusunda uzman kişilere ihtiyaç duyulmaktadır.
Bordrolama hizmeti şirketler açısında birçok fayda sağlamaktadır. Bu hizmeti almak için bazı nedenler şunlardır:
Maliyeti azaltır. Kullanılan program, personelin gerek maaş gerek demirbaş maliyeti, personelin olası gitme durumunda yedek personel ile çalışması gibi tüm maliyetleri dışarıda bırakılır, yalnızca değişken maliyet ile tüm süreçlerin sağlıklı yürümesi sağlanmaktadır.
Yasal riskleri minimize etmenizi sağlar. Firmaların kendi bünyelerinde yapılan bordrolarda olası hata / eksiklik neticesinde cezalar ile karşılaşılması durumunda, firma bu cezalara karşı yükümlüdür. Oysa bordro hizmeti alındığında yasal sorumluluk da devredilmiş olur, üstelik konusunda uzman ve gelişen ekipler ile hata riskleri en aza düşer ve cezalar önlenmiş olur.
Verimlilik artar. Maaş dönemlerinde firma çalışanlarının uzun saatler çalışmasına gerek kalmaz, insan kaynakları departmanı kendi işlerine odaklanarak çalışanların motivasyonları yükselir.